Informations générales
Constitution d'une réserve
Une réserve d'engagement pourra être constituée au terme de la procédure de sélection. Les candidats classés dans une réserve pourront être appelés en priorité lors de l'ouverture d'un emploi similaire et ce pendant 12 mois.
Nombre de postes à pourvoir
1
Description du poste
Intitulé du poste
Collaborateur administratif - Support à la coordination du réseau international H/F
Statut
Contractuel
Nature du Contrat
CDR
Durée du contrat
1 an minimum
Temps de travail
Temps plein
Barème indexé
3.143,95 € brut mensuel (échelle B3/1 échelon 0 années d'ancienneté)
Avantages
Dans la fonction publique, les rémunérations sont fixées par des échelles barémiques (mentionnée ci-dessus). Le salaire de chaque membre du personnel évolue en fonction de son ancienneté pécuniaire.
Il est possible de valoriser son ancienneté acquise dans les secteurs publics belge, de l'Espace économique européen ou de la Suisse (sans limite de temps) ainsi que dans le secteur privé et/ou au titre d'indépendant et/ou dans le secteur public d'un autre Etat (maximum 6 années) ;
Simulation salariale (estimation brut/net sur les barèmes publics du Service Public de Wallonie): https://talents.wallonie.be/salaire (estimation)
Dès l'entrée en fonction, toute une série d'avantages est proposée :
- Pécule de vacances ;
- Prime de fin d'année ;
- Titres-repas de 6,60 euros par jour de prestation ;
- 27 jours de congés annuels dès l'engagement (proratisé en fonction de la date d'entrée en service) ;
- Ordinateur et smartphone de fonction ;
- possibilité de télétravail (10 jours par 4 semaines ) ;
- Nombreuses possibilités de formations durant les heures de bureau ;
- Avantages et réductions octroyés grâce à la carte du Service social ;
- Gratuité de l'assurance hospitalisation de base et possibilité pour les membres de la famille de souscrire à une assurance hospitalisation à des conditions avantageuses.
Finalité
Contribuer à la gestion des tâches administratives, opérationnelles et logistiques liées à la réalisation des missions de la Cellule de Coordination du Réseau international et, si besoin, de la Direction générale des Affaires internationales.
Description générale de la fonction
Le Collaborateur aura pour activités principales, en collaboration avec les Coordinateurs du Réseau international, les tâches suivantes :
Assurer la gestion administrative des activités de la Cellule :
- Participer au partage d’informations et de bonnes pratiques au sein du Réseau international (création et diffusion de mailings/de communications, mises à jour de bases de données, etc.) ;
- Participer à la gestion comptable liée aux activités de la Cellule (encodage et suivi des factures, monitoring budgétaire, etc.) en coordination avec la Direction du Budget et de la Comptabilité ;
- Réaliser des tableaux de bord et veiller à la bonne gestion et à l’archivage des documents et dossiers de la Cellule, tant physique qu’informatique ;
- Apporter un soutien administratif dans la gestion des initiatives lancées par la Cellule CRI (mutation, évaluation du réseau, Journées diplomatiques, marchés publics, etc ...) ;
- Assurer le suivi du respect des procédures ISO et des réglementations applicables au Réseau international ;
Soutenir la gestion opérationnelle des activités de la Cellule :
- Apporter son support à la gestion de dossiers (recherches, prises de contact, centralisation d’informations, etc.) ;
- Assurer la liaison avec les autres services de l’Agence et plus particulièrement avec les services opérationnels de la Direction générale Produits & Services (Centres régionaux, Explort, ...), les
Départements géographique, sectoriel et des services support ; - Gérer les agendas et la logistique des réunions de la Cellule et le cas échéant, y participer et rédiger les procès-verbaux ;
Participer à la répartition des tâches administratives au sein de la cellule transversale de support de la Direction générale.
Profil
Il est attendu du collaborateur administratif :
- Être en possession d’un diplôme de niveau B (enseignement supérieur de type court) de préférence en Secrétariat, Management Assistant, Assistant de Direction ou Bureautique;
- Disposer a minima d'un Niveau B1 en Anglais (Connaissances professionnelles, actives et passives);
- Savoir travailler en équipe mais également en toute autonomie;
- Savoir traiter toutes les informations en toute confidentialité;
- Faire preuve de fiabilité et d'adaptabilité;
- Savoir communiquer de façon claire et correcte aussi bien à l'oral qu'à l'écrit;
- Maitriser les outils bureautiques classiques (Outlook, Word, Excel et PowerPoint);
- Connaître les bases de la suite collaborative Microsoft365 ;
- Faire preuve de polyvalence et être capable de gérer ses tâches et responsabilités en fonction des délais et des priorités en étant capable de passer d'une tâche à l'autre.
Seront considérés comme des atouts:
- Toute expérience pertinente dans les tâches reprises dans cette offre d'emploi.
- Toute connaissance en Néerlandais, a minima une connaissance passive.
Compétences requises
Compétences comportementales
Adaptabilité : Ajuster sa méthode de travail à l’évolution des circonstances et des exigences de la situation
Agir de manière orientée service : Accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs
Faire preuve de fiabilité : Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité
Communication : Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise
Planification du travail : Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités
Gestion du stress : Demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions
Rigueur : Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision
Autonomie :Accomplir son travail sans supervision directe
Polyvalence : Passer aisément d’une activité à une autre en fonction des besoins du service
Compétences techniques
Rédaction : S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire
Technique professionnelle : Mettre en œuvre les méthodes et/ou les techniques propres à la gestion de la matière logistique et assurer la maintenance des équipements
Informatique : utiliser les fonctionnalités de base d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique)
Localisation du poste
Résidence administrative
Belgique
Lieu
2, Place Sainctelette 1080 Bruxelles
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
B - Supérieur non universitaire
Niveau d'expérience min. requis
0
Conditions de sélection
Si vous êtes lauréat-e de cette sélection, vous devez remplir les conditions suivantes lors de votre entrée en fonction:
- Être en possession d'un diplôme de niveau B - Bachelier ou Graduat obtenu en Belgique et reconnu par la Fédération Walonie-Bruxelles.
OU de l'équivalence du diplôme délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles si votre diplôme a été obtenu en dehors de la Belgique (à défaut d'équivalence, un document prouvant que la demande est en cours fera l'affaire le temps de la procédure de recrutement).
La condition d'équivalence de votre diplôme doit être remplie au plus tard à la date d'entrée en service sous peine de nullité. - Être de bonne conduite et de bonne moralité;
- Posséder les aptitudes requises pour la fonction.
_______________
EQUIVALENCE DE VOTRE DIPLOME:
Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique et que vous n'avez pas encore obtenu l'équivalence de votre diplôme, nous vous invitons à vous adresser sans délai (la procédure étant relativement longue) auprès de la Fédération Wallonie-Bruxelles (02/690 89 00) -
http://www.equivalences.cfwb.be/.
Procédure de sélection
0° Analyse des dossiers de candidature
Seuls les dossiers complets (comprenant un CV à jour, une lettre de motivation en lien avec l'emploi à pourvoir et copie du diplôme certifiant reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles) seront acceptés et soumis à analyse.
1° Épreuve écrite (3 heures maximum)
Cette épreuve sera destinée à évaluer les connaissances et compétences des candidats à intégrer l'AWEX et enrôler la fonction.
Cette épreuve est éliminatoire et aura lieu le jeudi 23 mai 2024 à Bruxelles.
2° Entretien de sélection
Les candidats ayant réussi l'épreuve écrite et ayant obtenu les meilleurs résultats seront invités à participer à une audition visant à identifier le meilleur profil en adéquation avec les compétences, la motivation et les affinités pour le poste à pourvoir.
Les auditions auront lieu à Bruxelles la première quinzaine de juin 2024.
Inscriptions
Les candidatures doivent être envoyées au plus tard le 16/05/2024 via la plateforme de recrutement de l'AWEX :
https://awex-recrute.talent-soft.com
Les candidatures seront impérativement accompagnées :
• d'un curriculum vitae détaillé et actualisé;
• d'une lettre de motivation pour l'emploi susmentionné;
• d'une copie du diplôme ou de l'équivalence du diplôme si ce dernier a été obtenu en dehors de la Belgique (le cas échéant, soit une copie de l'attestation de réussite soit une preuve de la démarche de demande d'équivalence en cours).
Les dossiers envoyés incomplets ou par un autre canal ne seront pas pris en compte.
Tout renseignement complémentaire concernant la fonction ou la procédure peuvent être obtenus via l'adresse recrutement@awex.be.
*
Personnes en situation de handicap :
L'AWEX veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.
Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, merci d'envoyer un mail à recrutement@awex.be quand vous postulez.
Si votre candidature est retenue, vous devrez expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.
Demandeur
Entrée en fonction
Au plus tôt et en fonction de la disponibilité du lauréat